Regulamin Działu Bibliotecznego

1. Działalnością Działu Bibliotecznego GKF kieruje szef, mianowany i odwoływany przez Zarząd GKF.
2. Szef Działu mianuje swoich zastępców, których zatwierdza Zarząd GKF.
3. Zakres obowiązków zastępcy określa szef Działu. Szef Działu nadzoruje działalność swoich zastępców.
4. Za majątek Działu Bibliotecznego odpowiada szef Działu. W przypadku powstania strat
w majątku Działu Zarząd może obciążyć go finansowo, do kwoty ustalonej osobną, obowiązującą w czasie powstania strat uchwałą. Jeżeli szef Działu ma zastępców, Zarząd może rozłożyć straty solidarnie.
5. Zarząd GKF przeznacza środki na działalność Działu zgodnie z planem zakupów.
6. Szef Działu prowadzi następujące dokumenty: 

książki ewidencyjne odpowiednich sekcji biblioteki GKF;

książkę wypożyczeń indywidualnych;

książkę wypożyczeń indywidualnych dla pozycji obcojęzycznych.
7. Sekcje Działu Bibliotecznego tworzy i likwiduje Zarząd GKF na wniosek szefa Działu.
8. Protokoły przyjęcia książek, protokoły ubytków oraz protokoły kontroli Działu przechowywane są w Dziale.
9. Celem efektywnego egzekwowania zwrotu wypożyczonych książek, szef Działu i jego zastępcy mają obowiązek stosowania kar pieniężnych wobec osób przetrzymujących książki. Wysokość kary ustala Zarząd GKF. Szef Działu prowadzi książkę ewidencji kar i co najmniej raz na kwartał rozlicza się ze skarbnikiem GKF.

1. GKF nabywa książki drogą zakupu, darowizny lub wymiany.
2. Dokumenty nabycia przechowywane są w dokumentacji finansowej GKF.
3. Podstawą przyjęcia zakupionej książki do księgozbioru jest protokół zakupu. Podstawą przyjęcia książki będącej darem jest protokół darowizny. Podstawą przyjęcia książki
z wymiany (za pozycję zagubioną lub zniszczoną) jest protokół wymiany.
4. Każda nabyta pozycja jest ewidencjonowana w książce ewidencyjnej odpowiedniej sekcji Działu Bibliotecznego. Książki ewidencyjne należy uzupełniać na bieżąco.
5. Na podstawie książek ewidencyjnych odpowiednich sekcji, szef Działu tworzy książki alfabetyczne. Książki alfabetyczne należy uaktualniać przynajmniej raz na pół roku.
6. Wszystkie pozycje księgozbioru GKF posiadają następujące oznakowanie:
– pieczątka okrągła Działu Bibliotecznego GKF, którą odbija się na odwrocie strony tytułowej, na stronie umownej i na końcu tekstu głównego;
– sygnatura, wpisywana na odwrocie strony tytułowej, pośrodku pieczęci.
7. Wzór sygnatury jest następujący: A/B, gdzie:
– A liczba porządkowa wpisu w książce inwentarzowej danej sekcji;
– B rok nabycia pozycji; w wypadku sekcji innych niż polskojęzyczna wpisuje się w to miejsce literę odpowiadającą pierwszej literze nazwy sekcji.

1. Książki może wypożyczać członek GKF, który ma na bieżąco opłacone składki. Wypożyczający może mieć wypożyczone do 3 książek.
2. Szef Działu może podwoić limit wypożyczanych książek członkom, którzy w ciągu ostatniego roku terminowo rozliczali się z biblioteką.
3. Przy wypożyczaniu szef Działu (zastępca) zapisuje w książce wypożyczeń pod nazwiskiem czytelnika datę wypożyczenia i sygnaturę książki. W odpowiednim miejscu przy zapisie podpisuje się wypożyczający. Przy zwrocie książki szef Działu (zastępca) sprawdza jej stan, zapisuje datę zwrotu i składa swój podpis.
4. Wypożyczający jest zobowiązany zwrócić wypożyczone książki w terminie 45 dni. W przypadku opóźnienia zwrotu książki zostaje zawieszony w prawach wypożyczania do momentu jej zwrotu lub do momentu przekazania pozycji identycznej lub zakupionej do wymiany, zgodnie z pkt. 5. W przypadku powtarzającego się lub przedłużającego się opóźnienia, szef Działu może wystąpić do Zarządu GKF
o zawieszenie w prawach wypożyczania na okres do 1 roku lub o ukaranie inną z kar określonych w Statucie GKF.
5. W przypadku zagubienia lub zniszczenia książki, czytelnik powinien przekazać identyczną. Jeżeli jest ona niedostępna na rynku księgarskim szef Działu wskazuje czytelnikowi pozycję, jaką powinien zakupić do wymiany. Za zgodą szefa Działu czytelnik może przekazać inne pozycje o podobnej wartości.
6. Niezależnie od procedur podanych w punktach poprzedzających, wypożyczający zobowiązany jest opłacić karę wymienioną w punkcie I.8.

1. Za zgodą Zarządu GKF dopuszcza się wypożyczanie książek na konto Klubu Lokalnego.
W takim wypadku obowiązują zasady podane w pkt. III, z tym że: 

członkowie tego Klubu nie mogą wypożyczać książek indywidualnie;

Zarząd Klubu Lokalnego odpowiedzialny jest za terminowe zwracanie wypożyczonych książek;

wyznaczona przez Zarząd Klubu Lokalnego osoba nadzoruje osoby wypożyczające książki pod kątem terminowości zwrotów.
2. Za zgodą Zarządu GKF dopuszcza się wypożyczanie indywidualne książek przez członka korespondenta.

1. Komisja Rewizyjna przeprowadza kontrolę działalności Działu Bibliotecznego i stanu księgozbioru GKF raz do roku oraz w przypadkach szczególnych w szczególności przy zmianie Szefa Działu. Wyniki kontroli oraz swoje wnioski Komisja przedstawia w protokole, którego kopie przekazywane są Zarządowi GKF i szefowi Działu.
2. Szef Działu zobowiązany jest raz do roku przeprowadzić kontrolę wewnętrzną, tzw. skontrum polegającą na zebraniu od czytelników wszystkich książek i porównaniu stanu wykazanego w książce inwentarzowej ze stanem faktycznym.
3. Dopuszcza się łączenie skontrum z kontrolą przeprowadzaną przez Komisję Rewizyjną.
4. Kontrolę można przeprowadzić oddzielnie dla każdej sekcji. Nie stoi to na przeszkodzie przedstawianiu wniosków dotyczących całości Działu.
5. Prezes GKF może czasowo wyznaczyć członka Zarządu do bezpośredniego nadzoru Działu.

1. Szef Działu Bibliotecznego prowadzi ewidencję ubytków, w postaci odpowiednich protokołów, które są podstawą do skreślenia pozycji
z książki inwentarzowej.
2. Protokoły ubytków sporządza się dla: 

pozycji zagubionych lub zniszczonych, za które biblioteka otrzymała ekwiwalent książkowy, w tym przypadku wykonuje się protokół wymiany;

pozycji scalanych przez wspólne ich oprawienie, w tym przypadku wykonuje się protokół scalenia;

pozycji przekazanych do upłynnienia;

pozycji nie znalezionych podczas kontroli biblioteki, a które Komisja Rewizyjna uznała za bezpowrotnie stracone;

pozycji wypożyczonych przez byłych członków GKF, których nie udało się odzyskać;

pozycji zniszczonych (zaczytanych).
Jako protokół ubytków może służyć protokół kontroli przeprowadzonej przez Komisję Rewizyjną.
3. Upłynnienie dotyczy głównie pozycji anglojęzycznych dublowanych lub o małej wartości literackiej. Książki do upłynnienia typuje szef Działu, a zatwierdza prezes GKF. W pro-tokole upłynnienia należy zaznaczyć kwotę uzyskaną za każdą pozycję, a jeśli upłynnienia jeszcze nie dokonano – ich orientacyjną wartość, w szczególności wartość księgową (okładkową).
4. Podczas corocznej kontroli Działu, Komisja Rewizyjna przeprowadza weryfikację książek uszkodzonych, przeznaczonych do usunięcia. Usunięcie książek należy przeprowadzać z pełną odpowiedzialnością i tylko wtedy, jeżeli niemożliwe lub nieopłacalne jest przywrócenie ich do stanu używalności.