Regulamin Działu Bibliotecznego

I. ORGANIZACJA DZIAŁU BIBLIOTECZNEGO

1. Działalnością Działu Bibliotecznego GKF kieruje szef, mianowany i odwoływany przez Zarząd GKF.
2. Szef Działu mianuje swoich zastępców, których zatwierdza Zarząd GKF.
3. Zakres obowiązków zastępcy określa szef Działu. Szef Działu nadzoruje działalność swoich zastępców.
4. Za majątek Działu Bibliotecznego odpowiada szef Działu. W przypadku powstania strat w majątku Działu Zarząd może obciążyć go finansowo, do kwoty ustalonej osobną, obowiązującą w czasie powstania strat uchwałą. Jeżeli szef Działu ma zastępców, Zarząd może rozłożyć straty solidarnie.
5. Zarząd GKF przeznacza środki na działalność Działu – zgodnie z planem zakupów.
6. Szef Działu prowadzi następujące dokumenty w formie zaakceptowanej przez Zarząd:
   1. książki ewidencyjne i katalogi odpowiednich sekcji biblioteki GKF;
   2. książkę wypożyczeń indywidualnych;
7. Sekcje Działu Bibliotecznego tworzy i likwiduje Zarząd GKF na wniosek szefa Działu. Na dzień aktualizacji regulaminu istnieją sekcje:
   1. książek polskojęzycznych,
   2. komiksów,
   3. fanzinów
8. Protokoły przyjęcia książek, protokoły ubytków oraz protokoły kontroli Działu przechowywane są w Dziale.
9. Celem efektywnego egzekwowania zwrotu wypożyczonych książek, szef Działu i jego zastępcy mają obowiązek stosowania kar pieniężnych wobec osób przetrzymujących książki. Wysokość kary ustala Zarząd GKF. Szef Działu prowadzi książkę ewidencji kar do wglądu dla skarbnika GKF, zebrane kary są przeznaczane na potrzeby prowadzenia biblioteki. W wypadku wystąpienia nadwyżki, raz do roku jest ona przekazywana do skarbnika. 

 

II. NABYWANIE, EWIDENCJONOWANIE I ZNAKOWANIE KSIĄŻEK

1. GKF nabywa książki drogą zakupu, darowizny lub wymiany.
2. Dokumenty nabycia przechowywane są w dokumentacji finansowej GKF.
3. Ewidencja księgozbioru prowadzona jest głównie w formie elektronicznej. Na dzień aktualizacji tego regulaminu i w przewidywalnej przyszłości jest to biblioteczna baza danych w programie LibraNET.
4. Podstawą przyjęcia zakupionej lub darowanej pozycji do księgozbioru jest wpisanie jej do ewidencji elektronicznej bazy LibraNET.
5. Raz na pół roku Szef Działu produkuje z systemu LibraNET raport przyjęcia pozycji przyjęcia do księgozbioru, które potwierdza swoim podpisem i archiwizuje w dziale.
6. Wszystkie pozycje księgozbioru GKF posiadają następujące oznakowanie:
   • pieczątka okrągła Działu Bibliotecznego GKF, którą odbija się na stronie tytułowej, na stronie umownej i na końcu tekstu głównego;
   • sygnatura, wpisywana na stronie tytułowej, pośrodku pieczęci.
7. Wzór sygnatury jest następujący: A/B, gdzie:

• • A – liczba porządkowa wpisu w książce inwentarzowej danej sekcji;
  • B – rok nabycia pozycji; w wypadku sekcji innych niż polskojęzyczna wpisuje się w to miejsce literę odpowiadającą pierwszej literze nazwy sekcji.

 

III. ZASADY WYPOŻYCZANIA INDYWIDUALNEGO

1. Książki może wypożyczać członek GKF, który ma na bieżąco opłacone składki. Wypożyczający może mieć wypożyczone do 3 książek.
2. Szef Działu może podwoić limit wypożyczanych książek – członkom, którzy w ciągu ostatniego roku terminowo rozliczali się z biblioteką.
3. Na wniosek czytelnika i po zgodzie Szefa Działu limit wypożyczonych pozycji czytelnika może zostać ustalony indywidualnie.
4. Wypożyczenia są obsługiwane przez interfejs biblioteczny systemu LibraNET.
5. Wypożyczający ma wgląd w wypożyczone pozycje za pomocą konta czytelnika w katalogu. 
6. Wypożyczający jest zobowiązany zwrócić wypożyczone książki w terminie 45 dni. W przypadku opóźnienia zwrotu książki – zostaje zawieszony w prawach wypożyczania do momentu jej zwrotu lub do momentu przekazania pozycji identycznej lub zakupionej do wymiany, zgodnie z pkt.
7. W przypadku powtarzającego się lub przedłużającego się opóźnienia, szef Działu może wystąpić do Zarządu GKF o zawieszenie w prawach wypożyczania na okres do 1 roku lub o ukaranie inną z kar określonych w Statucie GKF.
8. W przypadku zagubienia lub zniszczenia książki, czytelnik powinien przekazać identyczną. Jeżeli jest ona niedostępna na rynku księgarskim – szef Działu wskazuje czytelnikowi pozycję, jaką powinien zakupić do wymiany. Za zgodą szefa Działu czytelnik może przekazać inne pozycje o podobnej wartości.
9. Niezależnie od procedur podanych w punktach poprzedzających, wypożyczający zobowiązany jest opłacić karę wymienioną w punkcie I.9.

IV.  SZCZEGÓLNE ZASADY WYPOŻYCZANIA

1.   Za zgodą Zarządu GKF dopuszcza się wypożyczanie indywidualne książek przez członka wspierającego.

 

V. KONTROLA DZIAŁU BIBLIOTECZNEGO

1. Komisja Rewizyjna przeprowadza kontrolę działalności Działu Bibliotecznego i stanu księgozbioru GKF raz na 2 lata oraz w przypadkach szczególnych – w szczególności przy zmianie Szefa Działu. Wyniki kontroli oraz swoje wnioski Komisja przedstawia w protokole, którego kopie przekazywane są Zarządowi GKF i szefowi Działu.
2.   Kontrolę można przeprowadzić oddzielnie dla każdej sekcji. Nie stoi to na przeszkodzie przedstawianiu wniosków dotyczących całości Działu.
3.   Prezes GKF może czasowo wyznaczyć członka Zarządu do bezpośredniego nadzoru Działu.

 

VI. EWIDENCJA UBYTKÓW I ZASADY USUWANIA KSIĄŻEK

1.   Szef Działu Bibliotecznego prowadzi ewidencję ubytków w bazie systemu LibraNET.
2.   Pozycje z księgozbioru mogą zostać ubytkowane w następujących sytuacjach:

• • pozycje zagubione lub zniszczone, które zostały przez czytelnika wymienione na nowe egzemplarze
  • pozycje nie odnalezione podczas kontroli biblioteki, które zostały uznane przez Komisję Rewizyjną za bezpowrotnie stracone
  • pozycje wypożyczone przez byłych członków GKF, których nie udało się odzyskać w ramach czynności windykacyjnych
  • pozycje zniszczone (zaczytane)
  • pozycje usunięte z księgozbioru w ramach utrzymywania biblioteki w formie adekwatnej do dostępnej przestrzeni i zgodnej z celami stowarzyszenia

3. Protokół ubytków księgozbioru jest generowany z systemu LibraNET raz na pół roku, potwierdzony przez Szefa Działu jego podpisem i archiwizowany w dziale.
4. Ubytkowane pozycje, które dalej są w fizycznym posiadaniu biblioteki GKF (np. duplikaty książek):

W pierwszej kolejności biblioteka próbuje je upłynnić i pozyskane środki wykorzystać na rozwój księgozbioru

W przypadku niemożliwości upłynnienia książki decyzję podejmuje Szef Działu w porozumieniu z Zarządem GKF.